En los últimos años, la mayoría de las empresas se han embarcado en proyectos de transformación digital y de industria 4.0 aportando muchos recursos y esfuerzos, sin embargo, el fracaso de estos proyectos está por encima del 70% según consultoras como McKinsey representando un gran desperdicio de dinero público y privado, tiempo y recursos.
Directores Generales, CEO´s o Consejos de Administración creen firmemente que el reto actual es sin duda la transformación digital de sus organizaciones.
Quieren hacerlas más eficientes, innovadoras, sostenibles y dar una mejor experiencia a sus clientes e inician el camino pero los proyectos en su mayoría no logran los objetivos establecidos.
Vamos a intentar aportar alguna de las claves para que no fracasen los proyectos en vuestro viaje hacia la transformación digital.
¿Qué factores provocan el fracaso en los proyectos de transformación digital e industria 4.0?
En nuestro artículo 6 consejos para abordar la transformación digital se presentan aspectos generales muy importantes a tener en cuenta para tener éxito en los proyecto como: la visión e involucración de la dirección, tener un buen mapa de ruta, formar y atraer talento a la organización, buenos socios de viaje, crear una cultura que sea ágil, abierta y colaborativa, comunicar y empoderar a los empleados etc.
Me gustaría centrar este post sobre el diseño del plan y sobre su ejecución. Considero que son los principales causantes de fracasos en los proyectos de transformación digital o de industria 4.0
Un mal plan de transformación digital e industria 4.0, fuente de fracaso en los proyectos
Vamos a comentar las claves principales y donde puede estar el origen de los problemas.
Un deficiente análisis inicial
El primer paso es seleccionar un buen equipo de expertos que nos ayuden en la realización de un diagnóstico.
No nos dejemos llevar solo por el marketing, los grandes nombres o las subvenciones que pueden facilitar. Al final serán unas personas concretas las que realizarán el trabajo, el foco debe estar sobre ellas.
Un mal modelo de madurez digital con el que compararnos
Se debe utilizar un modelo de madurez digital que sea completo.
Eso nos ayudará durante los próximos años a evaluar la mejora en la organización y dará pistas de futuros proyectos a realizar.
Falta de una visión a largo plazo y en que nos queremos transformar
El tercer aspecto para que no fracase un proyecto de transformación digital e industria 4.0 es asegurarnos que el máximo ejecutivo dedica el tiempo suficiente con el equipo de diagnóstico para explicarles cual es la visión a largo plazo de la compañía, que objetivos se tienen para los próximos años y sobre todo, en que se quiere transformar la compañía.
No todas las empresas tienen una estrategia definida y menos aún que sepan en que se quieren transformar y por donde va a ir su modelo de negocio en el futuro.
Los consultores nos pueden ayudar, pero no pueden suplantar la visión que debe tener el máximo ejecutivo y/o el consejo de administración.
Toda empresa quiere ser más eficiente y servir mejor a sus clientes por tanto, identifiquemos oportunidades donde podamos aplicar tecnologías habilitadoras, automatizaciones, programas, etc., que nos ayuden en esa línea. Como punto de inicio puede valer, pero después de un tiempo es clave fundir la estrategia general de la compañía con los proyectos de transformación digital para que aporten en la consecución de los objetivos, la competitividad, el crecimiento y los nuevos modelos de negocio.
Normalmente nos dejamos llevar por la tecnología y todo lo que puede hacer. Podemos olvidar que es simplemente una herramienta para resolver los principales problemas de la empresa y para ayudar a conseguir los objetivos estratégicos planteados.
Casos de negocio poco sólidos, principal fuente de fracaso de un proyecto de transformación digital e industria 4.0
Identifiquemos oportunidades y propongamos proyectos que tengan detrás unos casos de negocio sólidos. Cada empresa debería tener un modelo de guía, por ejemplo, las empresas industriales tienen World Class Manufacturing, Lean Manufacturing, Total Quality Management, etc., partamos de los problemas que nos afloran esos modelos 3.0
Apliquemos las tecnologías emergentes para continuar mejorando. Así se conseguirá más eficiencia, flexibilidad, agilidad y sostenibilidad. Además daremos más valor y mejores experiencias a los clientes y aprovecharemos los datos para tomar decisiones/acciones automáticas.
Valoremos en profundidad las implicaciones para las personas, sistemas y procesos. Anticipemos los posibles problemas/barreras y cómo se resolverán: ¿que deben aprender las personas?, ¿qué nuevos perfiles necesitaremos?, ¿cómo atraemos el talento necesario?. Estudiemos en detalle como la nueva tecnología emergente que queremos aplicar funciona, ¿cómo interactúan con los sistemas y operativas actuales? y que socio/proveedor/ecosistema seleccionamos.
Esta transformación va de integrar eficazmente desde la predicción de la demanda hasta la entrega/servicio con la mejor experiencia del cliente posible. Los datos pasan a ser el nuevo recurso a explotar y no olvidemos nunca la ciberseguridad que siempre es clave.
Ya existen muchas pruebas de concepto y pilotos realizados así que se puede tener una buena idea del retorno que puede generar un proyecto y por tanto minimizar el fracaso ante un caso de negocio poco sólido.
Portafolio de proyectos no equilibrado
Un error a evitar para que no fracase un proyecto de transformación digital e industria 4.0 es crear un portafolio de proyectos equilibrado, bien priorizado y sobre todo que esté acorde con los recursos disponibles. En caso contrario estaremos ante una clara fuente de problemas en un proyecto de transformación digital e industria 4.0
Se van a identificar muchos más posibles proyectos que los que vamos a poder acometer.
Unos tendrán un gran retorno a la inversión a realizar. Otros tendrán más riesgo. Unos serán más fáciles de escalar al resto de la empresa. Otros serán críticos al ser de ciberseguridad. Unos serán más sencillos para integrar con los sistemas existentes. Otros serán más fáciles para las personas. Unos requerirán de más recursos. Otros se pondrán en marcha mucho más rápido y así podemos seguir.
La clave está en seleccionar un grupo de proyectos, realizables en el tiempo marcado para los que existan recursos y que sean óptimos para la empresa. Tengamos unos que nos den éxito pronto. Otros que rápido podamos escalar al resto de la organización, que es donde realmente vienen los grandes retornos. También alguno que lleve algo más de riesgo pero que nos aporte un salto más disruptivo.
Mala ejecución de los proyectos piloto y su extensión. Fracaso seguro en un proyecto de Transformación Digital e Industria 4.0
El segundo gran aspecto por el que fracasan los proyectos es por:
Estructuración incorrecta del equipo de proyecto
En la fase de planificación debería haberse tocado. A veces esperamos a aprobar el plan y el portafolio de proyectos para pensar en: ¿Quién lidera el proyecto además del máximo ejecutivo? ¿Tiene el tiempo necesario? ¿Contratamos un Director de Transformación o nombramos una persona adecuada de la organización, o ambas cosas? ¿Quién lidera cada subproyecto, el director de la función o un segundo cualificado? ¿Ponemos equipos multifunción o solo de Tecnologías de la Información con los del área? ¿Cómo hacemos que funcionen bien los de TI con los del negocio o producción?, ¿Qué formación recibirá cada integrante? ¿Cómo es la colaboración de nuestras personas con los empleados de nuestros socios tecnológicos?, etc.
No esperemos acertar al 100% pero sí que se debe evaluar mensualmente y variar los aspectos que no están funcionado adecuadamente.
Con gran frecuencia se ve que las mismas personas están en muchos sitios y proyectos a la vez. Esto puede ser un motivo de fracaso para un proyecto de transformación digital e industria 4.0, los recursos necesarios de tiempo y dedicación deben ser los adecuados.
Los socios externos harán muchas cosas, pero hay aspectos intransferibles sobre procesos, variables, indicadores, productos, sistemas, clientes, etc., que los especialistas de la organización deben aportar.
Poco apoyo de la Dirección y del Consejo de Administración
Otra fuente de fracaso de un proyecto de transformación digital e industria 4.0 es cuando el Director General o CEO solo apoya con palabras y no con hechos o incluso tiene una baja dedicación de tiempo al proyecto. Tienen que adquirir los conocimientos necesarios, acudir a las reuniones de seguimiento, tomar decisiones importantes si fuera necesario y ayudar a resolver posibles barreras que siempre aparecen.
También debe velar por el retorno del proyecto en tiempo y forma, asegurar que se contratan/forman las personas. Alinear los objetivos estratégicos con la transformación, que debe llegar a todos los ámbitos de la empresa.
Ineficiente Sistema de Gestión del proyecto. Importante para que no fracase el proyecto de transformación digital e industria 4.0
Partiendo de unos calendarios generales debemos detallar mucho más las acciones que así lo requieran para ayudar a seguirlas en tiempo y forma. Cada actividad de un proyecto tendrá un responsable y una fecha planificada. Un buen software de gestión de proyectos o de tareas es muy útil y puede ahorrar mucho tiempo.
Necesitamos identificar y poner en marcha un cuadro de mando con los indicadores de seguimiento. Seguir la evolución de los objetivos de cada proyecto, así como su retorno al final. Así veremos si se valida lo planificado y ayudamos a seleccionar los proyectos escalables al resto de la organización. Por ejemplo, si es reducción de coste sigamos el coste por unidad de los productos más representativos por familia.
También es necesario un seguimiento semanal y una reunión quincenal de revisión si se han identificado desviaciones y/o barreras para tomar decisiones adicionales. Lo anterior dependerá si tenemos springs quincenales o mensuales.
Ausencia de un enfoque iterativo, ágil y con el escalado siempre presente
Otra fuente de fracaso en los proyectos de transformación digital e industria 4.0 es no tener el objetivo constante de imprimir velocidad al proyecto. Es fácil perder una semana por intentar afinar una prueba un poco más.
Nos puede ayudar aplicar técnicas de lean innovation, scrum, gestión de tareas, (por ejemplo apoyados por: trello, icesrum, leankit, etc.). Hay que trabajar en base a iteraciones, con flexibilidad en la planificación para probar rápido y cambiar si no cumple con lo que esperábamos. Es bueno implantar simultáneamente en varias líneas y plantas para ir más rápido.
Sólo cuando se escala la solución a todas las líneas y/o a toda la compañía será cuando se noten los beneficios y las mejoras, mientras tanto estaremos en la fase conocida como “el purgatorio de los proyectos piloto”.
Insuficiente formación, atracción de talento y cambios en la cultura
Otra fuente de fracaso en los proyectos de transformación digital e industria 4.0 es la formación, que debe comenzar desde arriba.
El máximo ejecutivo y el consejo deben entender lo suficiente. Se debe incorporar lo que pueden aportar las nuevas tecnologías, los productos conectados y los nuevos modelos de negocio en la estrategia global. También deben conocer las principales barreras en el viaje digital y qué preguntas realizar para ayudar al equipo ejecutivo.
Si están interesados en conocer más sobre estos aspectos pueden leer: ¿Qué debe saber un consejero sobre la transformación digital? y los 10 mandamientos del consejero independiente digital
El comité de dirección y todos los implicados en el proyecto deberán asistir a una formación sobre transformación digital y del proyecto concreto en el que está inmersa la empresa.
En un primer año todos los mandos intermedios deberían conocer lo esencial y en los siguientes años todos los empleados.
La formación va a ser insuficiente en algunos casos y deberemos incorporar personas con unos perfiles que no se tienen como ingeniero digital de producción, científico de datos, responsable de experiencia cliente, responsable de contenidos digitales, experto en ciberseguridad, etc.
La clave es identificar esas necesidades con tiempo suficiente para encontrar las personas adecuadas, tener una estrategia de talento 4.0 en la organización.
Falta de alineación de los incentivos y reconocimiento con los nuevos objetivos, principios y valores
Por último, pero no menos importante, se deberá alinear los incentivos y recompensas a los nuevos objetivos, principios y valores que queremos desarrollar en la empresa como por ejemplo un nuevo enfoque a la toma de riesgos, la innovación y el trabajo flexible.
No subestimemos los esfuerzos y los recursos que requiere una correcta comunicación en la empresa durante la transformación.
Si se revisa cada uno de los temas tratados anteriormente y se toman medidas para mejorar o incluso anticipar, estoy seguro que la probabilidad de éxito de los proyectos de transformación digital e industria 4.0 en curso mejorarán considerablemente.
Tenemos un gran desafío en los próximos años para hacer llegar la transformación digital y la industria 4.0 a todo nuestro tejido empresarial de manera que las organizaciones sigan siendo competitivas y no desaparezcan.
Espero que este artículo pueda contribuir a ayudar en ese sentido.
Ramón Freire García – 2-4-2020
Socio de Clifton Robina. Consejero y Asesor de Empresas. Miembro del Programa de Consejeros de Icade Business School, del Foro de Consejeros Independientes y del Instituto de Consejeros Administradores. Máster en Tecnologías Emergentes e Industria 4.0 MBA y Licenciado en CC.EE. y Empresariales.